Все об организации
и продвижении событий

Работа с бартерными партнерами

Огромная головная боль для множества организаторов — обеспечение мероприятия достаточным количеством опций и достоинств при зачастую ограниченном бюджете. Ни для кого не секрет, что бартер — взаимовыгодное сотрудничество по предоставлению товаров или услуг организатором и подрядчиком в равном денежном эквиваленте без прямых денежных расчетов — является весьма распространенным вариантом работы при проведении ивентов. Как сделать его максимально «экологичным» и выгодным для обеих сторон?
Начнем с того, что по бартеру можно получить практически все, что угодно. Площадку, кейтеринг, сувениры, полиграфию, трансфер и проживание, инфомационную поддержку (о ней мы подробно рассказываем в соответствующем разделе) — перечислять можно очень долго. И необходимо заметить, что бартерные партнеры ничем не хуже, не менее значимы, чем коммерческие. Работа с ними ведется совершенно одинаково. И большой вопрос, где найти тех, кто вам как организатору готов будет предоставить все, что вам нужно, и что вы можете предложить взамен, чтобы вторая сторона осталась довольна? Алгоритм поиска бартерных партнеров, как правило, следующий:

  1. Составление подробного списка того, что вам требуется для проведения мероприятия и что в идеале вы хотели бы получить по бартеру. Вот прямо садитесь и пишете список с самого начала:
    • площадка — и подробно описываете, какова она, ваши к ней требования, если есть конкретные варианты — перечисляете их;
    • питьевая вода — кулеры или бутылки, сколько их нужно; кофе-брейк — что он включает, сколько раз в течение дня должен состояться;
    • wi-fi — какова скорость, на сколько участников; полиграфия — список позиций с подробным описанием, количество единиц по каждой;
    • фотосъемка — каковы задачи, временной интервал, какое количество фотографий и в какой срок вы хотите получить;
    • список можно продолжать бесконечно.
  2. Составление подробного списка того, что вы можете дать партнеру взамен. Необходимо помнить, что бартер — это ВЗАИМОвыгодное сотрудничество. Если же взаимности нет, тогда это спонсорство, о котором мы поговорим в следующем разделе.
    Обычно организатор может предложить базовые опции (посты в соцсетях мероприятия, лого на сайте, полиграфии и пресс-волле, стенд, лого в перерывах на экранах, «раздатка» в пакете участника, брендирование футболок волонтеров/лент для бейджей/зоны нетворкинга, анонсирование модератором со сцены, розыгрыш на мероприятии). Ваши более масштабные пакеты подразумевают большой объем бартерной поддержки со стороны потенциального партнера.

    ВажнО!
    Будьте готовы не просто рассылать компреды (это ничего вам не даст), но и реально много работать с потенциальным партнером и креативить, чтобы придумать интеграцию, которая поможет ему релевантно вписаться в ваше мероприятие и получить максимум отдачи. Это очень существенный момент: вам никто ничего не должен, и вы так же заинтересованы в товарах или услугах, которые хотите получить бесплатно, как и ваш партнер в том, чтобы вы помогли ему наиболее выгодно засветиться перед вашей аудиторией.

    У нас есть файл, в котором мы собираем идеи для будущих партнерств. Потому что просто размещение логотипов и стендов уже практически никому не интересно. Намного более актуальна на сегодняшний день адекватная и качественная интеграция партнера в проект — как коммерческого, так и бартерного.

  3. Составление отдельного по каждому направлению таргетированного предложения для партнеров. Важно понимать, что для типографии, службы такси и школы ораторского мастерства на вашем мероприятии будут привлекательны разные активности, различные опции из числа тех, что есть в вашей подборке. Поэтому очень важно скрупулезно подходить к разработке предложения для каждой ниши, для каждой компании. Поверьте, на дистанции это окупается.
  4. Анализ рынка и составление списка потенциальных бартерных партнеров вашего мероприятия. Давайте рассмотрим на примере питьевой воды: в поисковой системе вы задаете запрос «Доставка воды» и изучаете первые 2–3 выпавшие по нему страницы. Звоните по указанным телефонам, находите человека, ответственного за маркетинг/продажи/PR.В разных компаниях один и тот же вопрос могут решать представители разных отделов. И дальше уже только от вас зависит, сможете ли вы донести ценность вашего предложения, гарантировать наличие актуальной ЦА на мероприятии. Есть еще один вариант: спросить у коллег-организаторов, кто поставляет им воду и на каких условиях. Третий вариант: посмотреть фотоотчеты с чужих ивентов и сделать выводы. Правда, в таком случае вы не будете совершенно точно знать, был ли это бартер, включенный в бюджет мероприятия кейтеринг или просто закупка воды в «Ашане».
  5. Поиск контактных лиц, рассылка компреда и телефонный разговор. Самое важное и трудное при работе с партнерами любого уровня — найти ЛПР (человека, который компетентен и может принять решение по вашему вопросу). Ключевая задача — настойчиво добиваться общения именно с ним, потому что, по факту, все остальные сотрудники компании все равно не смогут ничего решить. Еще необходимо понимать, что просто разослать коммерческое предложение, даже красиво и правильно составленное специально для конкретной компании, мало — нужно убедиться, что оно получено, прочитано и рассматривается. Сделать это можно только при телефонном разговоре или личной встрече.

    ВажнО!
    Когда вы начинаете общаться с контактными лицами в интересующих вас компаниях, то сталкиваетесь с тем, что это огромный труд, и одним из ключевых его элементов является личный контакт. Поэтому смиритесь сразу: если вы хаотик и/или интроверт, то вам будет очень трудно заниматься этим делом. Фактически работа с бартерными партнерами отнимает столько же сил, времени и энергии, сколько и работа с коммерческими.

  6. Поиск устраивающего обе стороны варианта взаимодействия, заключение договора. Понятно, что если вы хотите получить от партнера услуги кейтеринга на 600 000 рублей, а взамен готовы предложить размещение логотипа на сайте, то для него это может иметь смысл разве что в ситуации, когда это сайт Олимпиады. А если серьезно — измеряйте деньгами ваши опции и не жадничайте при обсуждении того, кто, кому и сколько. Адекватная оценка своего предложения и «разумное потребление» того, что может предоставить вам партнер, скорее всего, станут залогом подписания договора.
  7. Согласование сроков, объемов, процедуры получения сторонами того, что им причитается. Не устаем повторять — подписывайте все договоренности. Особенно если вы взаимодействуете с партнером впервые или чувствуете себя неуверенно при поставке второй стороной обещанного. Просчитывайте сроки производства того, что вам нужно, своевременно запрашивайте все необходимые вам материалы для реализации своей части обязательств. Контролируйте, чтобы все было выполнено в строгом соответствии с подписанным партнерским пакетом.
  8. После мероприятия обязательно нужно поблагодарить партнера, получить от него обратную связь, закрыть всю документацию. Бартерные отношения, как вы уже наверняка понимаете, такие же важные и частые, как и коммерческие. А четкое и своевременное выполнение обязательств с обеих сторон крайне желательно для положительных выводов о совместной работе над проектом. Если все прошло хорошо и вы с партнером остались взаимно довольны друг другом, то, вполне вероятно, первый совместный ивент станет основой для регулярных бартерных (и, возможно, коммерческих) отношений. По крайней мере, у нас зачастую происходит именно так.

Иногда складывается ситуация, когда одна из сторон недовольна тем, что получила в итоге. Например, вы пригласили по бартеру кофе-точку, предполагая, что естественный поток участников на мероприятии в течение дня составит 5000 человек. Кофе-точка не заплатила за участие, но безлимитно угощала кофе всю вашу команду из 50 человек, получив возможность зарабатывать на продажах. Однако что-то пошло не так: град, буря и +12 вместо ожидаемых вами +25 — и вместо 5000 человек пришло 700. Затраты на кофе для вашей команды явно не окупились.
Или, например, вы дали информационному партнеру опции в размере большого пакета («раздатка», полиграфия, стенд, пресс-волл, посты, логотип и так далее) и взамен получили 300 000 показов баннера на главной странице его сайта, и еще участие в рассылке, и еще посты в соцсетях, имеющих десятки тысяч подписчиков. А переходов от этого информационного партнера по меченым ссылкам (о них — дальше) было аж 12. Будете вы довольны? Взаимовыгодно ли это? Нет.
Впрочем, при бартерном взаимодействии есть доля партнерств, результат которых без теста спрогнозировать невозможно. Поэтому всегда нужно быть готовым к тому, что негатив со стороны таких партнеров придется отрабатывать, а некоторых заносить если не в черный список, то точно в список «не рекомендовано на будущее ни при каких условиях».

Еще важно помнить о том, что организаторы могут занять такую позицию: «Или по бартеру, или вообще без этой опции обойдемся». Изначально неправильный посыл. Если вы не смогли привлечь никакого партнера по бартеру, но вам, например, все равно нужна питьевая вода — не скупитесь, закажите хотя бы кулер в аренду и купите стаканчики. Это недорого, но без этого будет хуже участникам вашего ивента и, следовательно, вашей репутации организатора.
Также не стоит пытаться привлечь по бартеру заведомо неравнозначного вам партнера. Если вы, например, планируете локальную ярмарку хендмейда, вряд ли компании «Мегафон» будет интересно стать вашим интернет-партнером и дать вам wi-fi для участников по бартеру. Соизмеряйте весовые категории при составлении и рассылке предложений.

Никогда не забывайте о том, что помимо предоставления опций непосредственно на мероприятии, вы можете предлагать и опции поддержки бартерного партнера на других ваших проектах. Например, в конференции «Суровый питерский SMM» по бартеру участвовал детский клуб (на конференцию можно было прийти и оставить детей под присмотром воспитателей, чтобы не отвлекаться от докладов). Помимо размещения информации на рекламных носителях, на сайте, на полиграфии и в социальных сетях мы предложили ему разместить посты в нашей группе «Детский Петербург» — непосредственно к конференции она отношения не имеет, но партнеру это предложение показалось актуальным и интересным, потому что в группе больше 60 000 человек, относящихся к целевой аудитории, — питерских мам. Всегда составляйте полный список своих возможностей и учитывайте, что для отдельных партнеров они могут стать главным фактором при принятии решения о бартерных отношениях на вашем ивенте.